Voici mon template CRM Notion gratuit pour fréelances : une base de données Clients liée à une base Projets et une base Interactions. Il remplace HubSpot ou Pipedrive pour les activités jusqu’à 50 clients actifs. Ce guide explique comment le construire et l’utiliser.
Pourquoi un CRM dans Notion plutôt qu’un vrai CRM ?
J’ai essayé HubSpot (gratuit), Pipedrive (~20€/mois) et Streak (Gmail). Pour une activité fréelance de moins de 50 clients, ces outils sont surdimensionnés. Notion offre 80% des fonctionnalités dont j’ai besoin, au prix de zéro, dans le même espace que le reste de mon travail.
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[IMAGE: notion-crm-clients-template-fréelance.jpg | Template CRM Notion pour fréelances — vue complète]
La structure du CRM
Base de données 1 : Clients
Champs essentiels :
- Nom (titre)
- Prénom
- Email (type URL email)
- Téléphone
- Entreprise
- Site web (type URL)
- Statut : Prospect chaud / Proposition envoyée / Client actif / Terminé / Perdu
- Source : Bouche-à-oreille / LinkedIn / Site / Événement
- CA total (rollup depuis Projets)
- Projets (relation vers base Projets)
- Dernier contact (date)
- Priorité : ⭐ / ⭐⭐ / ⭐⭐⭐
Vues à créer :
- Tableau (vue par défaut, tous les clients)
- Kanban par Statut (pipeline commercial)
- À relancer (filtré : Dernier contact > 30 jours + Statut = Actif)
- Prospects chauds (filtré : Statut = Prospect chaud)
Base de données 2 : Projets
Champs essentiels :
- Titre du projet
- Client (relation vers Clients)
- Statut : Devis / En cours / En attente / Terminé / Annulé
- Type : Site web / SEO / Contenu / Conseil / Autre
- Montant HT (nombre)
- Facturé (case à cocher)
- Date début
- Date livraison
- Lien Brief (sous-page ou lien externe)
Base de données 3 : Interactions (optionnel mais très utile)
Champs :
- Date
- Client (relation)
- Type : Email / Appel / Réunion / LinkedIn / Autre
- Résumé (texte court)
- Suite à donner (case + date)
Cette base crée un historique des échanges client — précieux quand vous reprenez contact après 6 mois.
Comment utiliser le CRM au quotidien
Chaque lundi matin : revue du pipeline
Ouvrez la vue Kanban. Déplacez les clients selon leur statut. Vérifiez la vue « À relancer » — relancez les 2-3 clients que vous n’avez pas contactés depuis plus de 30 jours.
Après chaque appel ou réunion
Ajoutez une entrée dans la base Interactions. 3 champs à remplir : date, type, résumé en 1 phrase. 2 minutes maximum.
Quand’un projet démarre
Créez un projet lié au client. Remplissez montant et date de livraison. Changez le statut client vers « Client actif ».
En fin de mois
Vue « Projets » filtrée sur le mois en cours → vérifiez les projets terminés et facturés → calculez le CA du mois.
Les formules utiles dans ce CRM
Statut d’urgence de relance (dans la base Clients) :
if(dateBetween(now(), prop("Dernier contact"), "days") > 30,
"🔴 À relancer",
if(dateBetween(now(), prop("Dernier contact"), "days") > 14, "🟡 Bientôt", "🟢 OK")
)Durée de relation client :
format(dateBetween(now(), prop("Date premier contact"), "days")) + " jours"Dupliquer ce template
Ce CRM est reproductible en 1 heure :
- Créez les 3 bases de données
- Créez les relations entre elles
- Ajoutez les vues filtrées
- Ajoutez les formules
- Importez vos contacts existants (CSV ou saisie manuelle)
Il existe aussi de nombreux templates gratuits dans la galerie officielle Notion — cherchez « CRM » pour trouver des bases de départ.
Lire aussi : Notion pour auto-entrepreneurs | Notion formules avancées
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