La méthode GTD (Getting Things Done) de David Allen, implémentée dans Notion, donne un système de gestion de projet redoutablement efficace. Cinq bases de données, deux routines hebdomadaires et une page de tableau de bord : c’est tout ce qu’il faut pour ne plus rien laisser tomber.
GTD + Notion : pourquoi cette combinaison’est puissante
GTD est une méthode de gestion des tâches et projets basée sur 5 étapes : capturer, clarifier, organiser, réviser, faire. Sa force : vider le cerveau de tout ce qu’il essaie de réténir pour le confier à un système externe fiable.
Notion est ce système externe. Ses bases de données structurées, ses vues filtrées et ses liens entre tables font de lui l’outil idéal pour implémenter GTD sans bricoler.
[IMAGE: notion-gtd-workflow.jpg | Schéma du workflow GTD implémenté dans Notion]
L’architecture du système
Base 1 : Inbox (Capture)
Toutes les entrées brutes arrivent ici : tâches, idées, références, demandes clients. Pas de classement à ce stade — juste capturer.
Propriétés minimales : Nom, Date de capture. Rien de plus pour garder la capture rapide.
Base 2 : Actions (Tâches)
Les tâches concrètes et prochaines actions. Une action GTD est définie par :
- Une formulation commençant par un verbe d’action (« Appeler / Envoyer / Rédiger »)
- Un contexte (@téléphone, @bureau, @attente)
- Un projet associé (relation vers Base 3)
- Une date de début et d’échéance
- Un statut : Prochaine / En cours / En attente / Terminée
Base 3 : Projets
Tout ce qui nécessite plus d’une action pour être complété. Chaque projet est lié à ses actions (relation vers Base 2).
Propriétés : Statut, Responsable, Deadline, Rollup « Nombre d’actions actives », Résultat attendu.
Base 4 : Zones de responsabilité
Les domaines permanents de votre vie professionnelle et personnelle. Chaque projet appartient à une zone.
Exemples de zones : Clients / Prospection / Formation / Finances / Santé.
Base 5 : Someday/Maybe
Les projets et idées « un jour peut-être » — trop vagues ou pas prioritaires maintenant. Ils sortent du circuit actif sans être perdus. Revue mensuelle pour décider si certains montent en priorité.
Les vues essentielles
Vue « Aujourd’hui » : filtre Actions sur statut = En cours + date = aujourd’hui.
Vue « Prochaines actions » : filtre sur statut = Prochaine, triée par contexte. Vous voyez tout ce que vous pourriez faire « maintenant ».
Vue « En attente » : filtre sur statut = En attente. Ce sont les tâches bloquées par quelqu’un d’autre. Passez-les en revue chaque matin.
Vue « Par projet » : groupée par projet. Voyez l’avancement de chaque projet en un coup d’œil.
Vue « Par contexte » : groupée par contexte (@téléphone, @bureau…). Quand vous avez 15 minutes au téléphone, filtrez sur @téléphone et faites tous les appels d’un coup.
Les deux routines GTD
La revue quotidienne (10 minutes, chaque matin)
- Vider l’Inbox : clarifier et déplacer vers Actions, Projets ou Someday/Maybe
- Revoir les Actions « Aujourd’hui »
- Revoir les Actions « En attente »
- Identifier les 3 priorités de la journée
La revue hebdomadaire (45 minutes, vendredi)
- Vider entièrement l’Inbox
- Revoir tous les projets actifs (est-ce que chacun a une prochaine action concrète ?)
- Revoir Someday/Maybe (y a-t-il des projets à activer ?)
- Planifier la semaine suivante
La revue hebdomadaire est le cœur du système GTD. Sans elle, les projets stagnent et les tâches s’accumulent.
L’adaptation GTD pour les fréelances
GTD a été conçu pour les managers avec une boîte mail débordante. Pour les fréelances, j’ai simplifié :
- Une seule base Actions (pas de distinction Projets/Zones si trop complexe au départ)
- 3 contextes maximum : @client, @admin, @perso
- Revue hebdomadaire le vendredi en 30 minutes (pas 2h)
- Inbox traitée 2 fois par jour (matin et soir) plutôt qu’en continu
Un GTD imparfait mais utilisé vaut mieux qu’un GTD parfait qu’on abandonne après 3 semaines.
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