Notion Recrutement : L’ATS Simple pour les Équipes sans Budget
Les outils ATS (Applicant Tracking System) professionnels comme Greenhouse ou Workable coûtent 500-2000€/mois. Pour les startups et PME qui recrutent occasionnellement, Notion recrutement offre 80% des fonctionnalités pour le prix d’un abonnement Notion standard.
Voici comment j’ai configuré un ATS fonctionnel dans Notion qui gère tout, des offres d’emploi aux décisions finales.
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Database Offres d’emploi
Poste : Title
Département : Select
Type de contrat : Select (CDI / CDD / Alternance / Stage / Fréelance)
Statut : Select (Brouillon → Ouverte → En pause → Fermée / Pourvue)
Responsable RH : Person
Manager hiring : Person
Date ouverture : Date
Date clôture cible : Date
Nbre candidatures reçues : Rollup ← Candidats
Nbre entretiens : Rollup ← Candidats (filtré sur statut)
Budget salaire : Text
Lieu de travail : Text
Priorité : Select (Urgente / Normale / Différée)
Database Candidats (Pipeline de recrutement)
Nom : Title
Poste visé : Relation → Offres
Source : Select (LinkedIn / Cooptation / JobTeaser / Indeed / Site web / Candidature spontanée)
Statut pipeline : Select (Reçu → Présélectionné → Entretien RH → Entretien manager → Test → Offre → Accepté / Refusé / Désisté)
Date candidature : Date
Date dernier contact : Date
Responsable : Person (qui suit ce candidat)
Note globale : Select (⭐⭐⭐⭐⭐ à ⭐)
CV : Files
LettreMotivation : Files
LinkedIn : URL
Email : Email
Téléphone : Phone
Salaire souhaité : Number
Notes : Text
Raison refus : Select (si refusé)
Database Entretiens
Titre : Title
Candidat : Relation → Candidats
Intervieweur(s) : Person
Date : Date
Type : Select (Tel screening / Visio / Présentiel / Technique / Fit culturel)
Statut : Select (Planifié / Réalisé / Annulé)
Compte-rendu : Text
Recommandation : Select (Avancer / Refuser / Hésiter)
Points forts : Text
Points faibles : Text
Template de Compte-Rendu d’Entretien
Ce template garantit la cohérence entre tous les intervieweurs :
# Entretien — [Candidat] — [Poste] — [Date]
Intervieweur : [Nom]
Durée : [X minutes]
Format : [Visio/Présentiel]
Évaluation par critère
| Critère | Note /5 | Observations |
|---------|---------|---------------|
| Compétences techniques | | |
| Communication | | |
| Problem solving | | |
| Motivation pour le poste | | |
| Fit culturel | | |
Points forts identifiés
1.
2.
Points de vigilance
1.
Questions posées par le candidat
-
Recommandation
☐ Avancer en étape suivante
☐ Refuser
☐ Hésitation (expliquer)
Justification (obligatoire)
[Explication de la recommandation en 3-5 phrases]
Workflow de Recrutement dans Notion
Étape 1 : Ouvrir un Poste
- Créer l’entrée dans Offres avec la fiche de poste complète
- Diffuser l’offre (platforms liées dans la fiche)
- Les candidatures arrivent → entrées dans la database Candidats
Étape 2 : Présélection
- Vue Board filtrée sur « Reçu » : toutes les nouvelles candidatures
- Chaque RH évalue le CV en < 2 minutes
- Décision : Présélectionné ou Refusé (avec motif)
Étape 3 : Entretiens
- Planifier dans la database Entretiens
- Après chaque entretien : remplir le compte-rendu
- Vue consolidée pour les décisions collégiales
Étape 4 : Décision et Offre
- Vue « Candidats finalistes » : tous les candidats en statut « Offre »
- Documenter la décision et le package proposé
- Mise à jour du statut final
Étape 5 : Onboarding
- Candidat accepté → créer la page onboarding (voir l’articlé Notion Onboarding Client)
- Fermer le poste dans la database Offres
Respecter le RGPD avec Notion Recrutement
Le RGPD impose des règles spécifiques pour les données de candidats :
Durée de conservation : Maximum 2 ans après la dernière interaction pour les données de candidats non réténus.
Droit à l’effacement : Un candidat peut demander la suppression de ses données. Avec Notion, vous supprimez l’entrée manuellement.
Base légale : Le recrutement est une « mesure précontractuelle » — pas besoin de consentement explicite pour les données nécessaires au recrutement.
Bonnes pratiques :
- Mentionnez dans votre formulaire de candidature que les données sont traitées via Notion
- N’utilisez pas les données de recrutement à d’autrès fins
- Configurez un rappel annuel pour supprimer les profils vieux de 2 ans
FAQ — Notion Recrutement
Q : Peut-on intégrer Notion avec LinkedIn pour le sourcing ?
R : Il n’existe pas d’intégration native LinkedIn-Notion. Le Web Clipper Notion permet de sauvegarder des profils LinkedIn dans votre database Candidats avec le lien. Pour une intégration plus poussée (import automatique), des outils comme Phantombuster peuvent extraire des données LinkedIn et les envoyer vers Notion via Zapier.
Q : Comment gérer la candidature spontanée dans Notion ?
R : Créez un formulaire de candidature (Tally, Typeform, ou Google Forms) avec un champ pour le poste souhaité. Via Zapier/Make, chaque soumission crée automatiquement une entrée dans votre database Candidats Notion. Le candidat spontané est lié à une offre fictive « Candidature spontanée » dans votre database Offres.
Q : Peut-on partager le statut d’une candidature avec le candidat via Notion ?
R : Pas directement depuis Notion — il faudrait partager la page du candidat avec lui (vie privée douteuse). La meilleure pratique : un email de mise à jour à chaque changement de statut, envoyé manuellement ou via une automation Make déclénchée par le changement de statut dans Notion.
Q : Notion peut-il remplacer un ATS pour une équipe de 50+ personnes qui recrutent intensivement ?
R : Pour les équipes qui gèrent plus de 50 candidatures actives simultanément, les limites de Notion (pas de scoring automatisé, pas d’emails automatiques, pas d’intégrations jobboards natives) deviennent significatives. Un ATS dédié comme Teamtailor, Recruitee ou Greenhouse devient justifié à partir de 20-30 recrutements par an.
Q : Comment assurer la confidentialité des données candidats dans un workspace Notion partagé ?
R : Créez une section RH dans votre workspace accèssible uniquement aux membres de l’équipe RH. Sur le plan Business avec Teamspaces, vous pouvez créer un espace dédié RH non visible par le reste de l’équipe. Sur le plan Plus, partagez les databases Recrutement uniquement avec les intervieweurs concernés pour chaque poste.
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