Notion pour les RH et recrutement : gérer candidats, entretiens et onboarding
Les petites équipes RH ou les fondateurs qui recrutent eux-mêmes n’ont pas besoin d’un ATS (Applicant Tracking System) à 500€/mois. Notion offre 80% des fonctionnalités critiques pour un coût marginal nul. En matière de gestion RH sur Notion, la clé est de construire un système qui suit le candidat de sa candidature jusqu’à son intégration réussie.
Voici le système RH que j’ai mis en place pour une startup en phase de croissance, gérant simultanément 8-12 postes ouverts.
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Voir le classement 2026 →Module 1 — Postes Ouverts
La vue globale de vos recrutements en cours.
Propriétés :
Poste(Titre)Département(Select)Type contrat(Select : CDI, CDD, Stage, Alternance, Fréelance)Localisation(Select : Remote, Paris, Lyon, Hybrid, etc.)Priorité(Select : Urgent, Normal, Bouclier)Statut(Select : Ouvert, En pause, Pourvu, Annulé)Date ouverture(Date)Date cible embauche(Date)Responsable recrutement(Person ou Select)Candidats actifs(Rollup — Count des candidats en cours)Candidats total(Rollup — Count de tous les candidats)Budget salaire(Text)Description du poste(Text ou lien vers page dédiée)
Module 2 — Base de Candidats (ATS)
Le cœur du système. Chaque candidat à sa propre fiche.
Propriétés :
Nom(Titre)Poste(Relation vers Postes Ouverts)Email(Email)Téléphone(Phone)Source(Select : LinkedIn, Indeed, Welcome to the Jungle, Cooptation, Site web, Approche directe, Autre)Statut pipeline(Select — voir pipeline ci-dessous)Date candidature(Date)Score global(Select : ⭐, ⭐⭐, ⭐⭐⭐, ⭐⭐⭐⭐, ⭐⭐⭐⭐⭐)Disponibilité(Date)LinkedIn(URL)Portfolio/GitHub(URL)Prétentions(Text)Responsable(Person)Décision(Select : En cours, Réténu, Refusé, Réserve)Motif refus(Select : Expérience, Compétences techniques, Soft skills, Disponibilité, Prétentions, Fit culture, Autre)
Pipeline de recrutement (Statut)
Voici les étapes standard :
- Nouveau — Candidature reçue, non traitée
- CV reviewé — CV examiné, candidat pré-sélectionné
- Préqualification — Appel téléphonique de 20 min
- Entretien RH — Entretien RH/culture fit
- Test technique — Si applicable (test, cas pratique)
- Entretien manager — Avec le futur manager
- Entretien direction — Pour les postes seniors
- Offre envoyée — Proposition formelle
- Embauché — Offre acceptée
- Refusé — À quelle étape
Vue Kanban par Statut : La vue principale du recrutement. Chaque colonne = une étape du pipeline. Les cartes = les candidats. Glisse pour avancer dans le pipeline.
Vue « À traiter aujourd’hui » : filtre Statut = Nouveau ou CV reviewé + Score ≥ ⭐⭐⭐. Ta liste de travail du jour.
Vue par Poste : groupe par Poste. Pour voir combien de candidats actifs par recrutement.
Page de chaque candidat
## Résumé
[2-3 phrases sur le profil, pourquoi intéressant]
Expériences clés
[Bullet points des expériences pertinentes pour le poste]
Compétences évaluées
[Grille d'évaluation des compétences requises : ✅ Oui / ⚠️ Partiel / ❌ Non]
Notes entretiens
[Section par entretien avec date, interviewer, observations]
Décision & Justification
[Si refusé : pourquoi. Si réténu : points forts]
Documents
[Liens CV, lettre, portfolio]
Module 3 — Entretiens
La préparation et le suivi des entretiens.
Base de données Entretiens :
Titre(Titre — « Entretien [Candidat] — [Étape] »)Candidat(Relation)Type(Select : Préqualif téléphonique, Entretien RH, Technique, Manager, Direction)Date/Heure(Date avec heure)Durée(Select : 30 min, 45 min, 1h, 1h30)Intervieweurs(Multi-select ou Person)Format(Select : Visio, Présentiel, Téléphone)Lien visio(URL)Statut(Select : Planifié, Effectué, Annulé, No-show)Note globale(Select : Ne pas réténir, Possible, Bien, Excellent)
Page de chaque entretien :
## Guide d'entretien
[Questions préparées]
Notes en direct
[Prises pendant l'entretien]
Évaluation post-entretien
[Scores par critère : technique, communication, motivation, fit culture]
Points forts identifiés
Points de vigilance
Recommandation
[Continuer / Refuser / Réserve]
Module 4 — Onboarding
Un programme d’intégration structuré pour chaque nouvelle recrue.
Template d’onboarding (page dédiée par nouvel employé) :
Onboarding [Prénom] — Poste [X] — Arrivée [Date]
Avant l'arrivée (RH)
- [ ] Contrat signé
- [ ] Accès email créé
- [ ] Accès Notion configuré
- [ ] Matériel commandé/préparé
- [ ] Bureau/espace préparé
- [ ] Email de bienvenue envoyé
- [ ] Programme J1 communiqué
Jour 1
- [ ] Accueil et tour de l'équipe
- [ ] Setup poste de travail
- [ ] Accès outils (Slack, GitHub, Drive, etc.)
- [ ] Déjeuner avec l'équipe
- [ ] Présentation des processus essentiels
Semaine 1
- [ ] Réunions 1:1 avec chaque membre de l'équipe
- [ ] Formation sur les outils principaux
- [ ] Premiers projets/missions assignés
- [ ] Objectifs des 30 premiers jours définis
Premier mois
- [ ] Bilan semaine 2
- [ ] Bilan fin de mois
- [ ] Premières réalisations documentées
- [ ] Retours du manager
Ressources
[Liens vers handbook, docs, guides]
Questions et observations de [Prénom]
[Section editable par le nouvel employé]
Astuce : Crée ce template une fois et duplique-le à chaque embauche. Adapte en 5 minutes selon le poste. Pour approfondir ce sujet, consultez notre guide sur Utilisation optimale de Notion pour la gestion de projets.
Analyses et reporting RH
Taux de conversion par source :
Vue Candidats groupée par Source + Count. Combien de candidats viennent de LinkedIn vs cooptation vs Indeed ? Quel est le taux de conversion (embauches / candidatures) par source ?
Temps moyen par étape :
Manuel mais utile : note la date de chaque changement de statut. Calcule le temps moyen entre CV reçu et offre envoyée.
Motifs de refus :
Vue candidats refusés groupée par Motif refus. Identifie si vous recevez systématiquement des profils avec une lacune particulière → ajuster le sourcing ou le profil recherché.
Partage avec les managers
Partagez les vues pertinentes avec les managers concernés :
- Vue filtrée sur leur département/poste
- Accès aux fiches des candidats à interviewer
- Formulaire de feedback post-entretien (dans la page candidat)
Les managers peuvent ainsi voir le pipeline, laisser leurs retours directement dans Notion, et suivre l’avancement sans passer par email.
RGPD et données candidats
Points importants pour la conformité :
- Limitez la conservation des données à 2 ans maximum après refus
- Notez dans votre politique les données collectées et leur durée de conservation
- Permettez aux candidats d’exercer leurs droits (suppression, accès) si demandé
- N’enregistrez pas de données sensibles (santé, opinions politiques, etc.)
Archivez les candidats refusés après 6 mois dans une section dédiée, et supprimez après 2 ans.
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