EN BREF

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Voici mon template CRM Notion gratuit pour freelances : une base de données Clients liée à une base Projets et une base Interactions. Il remplace HubSpot ou Pipedrive pour les activités jusqu’à 50 clients actifs. Ce guide explique comment le construire et l’utiliser.

Pourquoi un CRM dans Notion plutôt qu’un vrai CRM ?

J’ai essayé HubSpot (gratuit), Pipedrive (~20€/mois) et Streak (Gmail). Pour une activité freelance de moins de 50 clients, ces outils sont surdimensionnés. Notion offre 80% des fonctionnalités dont j’ai besoin, au prix de zéro, dans le même espace que le reste de mon travail.

Le vrai avantage : mes notes de réunion, mes propositions commerciales et mes fiches clients sont dans le même workspace. Pas besoin de jongler entre 3 onglets.

[IMAGE: notion-crm-clients-template-freelance.jpg | Template CRM Notion pour freelances — vue complète]

La structure du CRM

Base de données 1 : Clients

Champs essentiels :

• Nom (titre)
• Prénom
• Email (type URL email)
• Téléphone
• Entreprise
• Site web (type URL)
• Statut : Prospect chaud / Proposition envoyée / Client actif / Terminé / Perdu
• Source : Bouche-à-oreille / LinkedIn / Site / Événement
• CA total (rollup depuis Projets)
• Projets (relation vers base Projets)
• Dernier contact (date)
• Priorité : ⭐ / ⭐⭐ / ⭐⭐⭐

Vues à créer :

1. Tableau (vue par défaut, tous les clients)
2. Kanban par Statut (pipeline commercial)
3. À relancer (filtré : Dernier contact > 30 jours + Statut = Actif)
4. Prospects chauds (filtré : Statut = Prospect chaud)

Base de données 2 : Projets

Champs essentiels :

• Titre du projet
• Client (relation vers Clients)
• Statut : Devis / En cours / En attente / Terminé / Annulé
• Type : Site web / SEO / Contenu / Conseil / Autre
• Montant HT (nombre)
• Facturé (case à cocher)
• Date début
• Date livraison
• Lien Brief (sous-page ou lien externe)

Base de données 3 : Interactions (optionnel mais très utile)

Champs :

• Date
• Client (relation)
• Type : Email / Appel / Réunion / LinkedIn / Autre
• Résumé (texte court)
• Suite à donner (case + date)

Cette base crée un historique des échanges client — précieux quand vous reprenez contact après 6 mois.

Comment utiliser le CRM au quotidien

Chaque lundi matin : revue du pipeline

Ouvrez la vue Kanban. Déplacez les clients selon leur statut. Vérifiez la vue « À relancer » — relancez les 2-3 clients que vous n’avez pas contactés depuis plus de 30 jours.

Après chaque appel ou réunion

Ajoutez une entrée dans la base Interactions. 3 champs à remplir : date, type, résumé en 1 phrase. 2 minutes maximum.

Quand un projet démarre

Créez un projet lié au client. Remplissez montant et date de livraison. Changez le statut client vers « Client actif ».

En fin de mois

Vue « Projets » filtrée sur le mois en cours → vérifiez les projets terminés et facturés → calculez le CA du mois.

Les formules utiles dans ce CRM

Statut d’urgence de relance (dans la base Clients) :

if(dateBetween(now(), prop("Dernier contact"), "days") > 30,
  "🔴 À relancer",
  if(dateBetween(now(), prop("Dernier contact"), "days") > 14, "🟡 Bientôt", "🟢 OK")
)

Durée de relation client :

format(dateBetween(now(), prop("Date premier contact"), "days")) + " jours"

Dupliquer ce template

Ce CRM est reproductible en 1 heure :

1. Créez les 3 bases de données
2. Créez les relations entre elles
3. Ajoutez les vues filtrées
4. Ajoutez les formules
5. Importez vos contacts existants (CSV ou saisie manuelle)

Il existe aussi de nombreux templates gratuits dans la galerie officielle Notion — cherchez « CRM » pour trouver des bases de départ.

Lire aussi : Notion pour auto-entrepreneurs | Notion formules avancées

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A propos de l'auteur

Maxime Berger

Coach en productivite et specialiste Notion

Maxime Berger est coach en productivite et consultant Notion certifie depuis 7 ans. Ancien Product Manager chez Alan, il a forme plus de 500 professionnels aux methodes de travail efficaces. Il partage templates et strategies sur guide-productivite.com.

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