Notion est l’outil central de nombreux fréelances : base de données clients, suivi des missions, tracking du temps, gestion des factures et portfolio. Ce guide présente le système complet pour un fréelance qui veut tout centraliser dans un seul outil.
Le système Notion du fréelance
En tant que fréelance, vous êtes à la fois le commercial, le chef de projet, le comptable et le prestataire. Notion centralise tout çà sans payer plusieurs outils.
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Les 4 bases de données du fréelance
1. Base de données Clients
- Nom de l’entreprise
- Contact principal (nom, email, téléphone)
- Secteur d’activité
- Adresse de facturation
- SIRET
- Taux horaire ou forfait habituel
- Statut : Prospect / Client actif / Client dormant / Ancien client
- Relation vers les Missions
- Relation vers les Factures
- Notes sur le client
2. Base de données Missions
- Nom de la mission
- Client (relation)
- Type : Journée régie / Forfait / Contrat récurrent
- Date de début / Date de fin
- Budget total (€)
- Heures estimées / Heures réalisées
- Statut : En discussion / Signé / En cours / Terminé / Facturé
- Livrables attendus
- Lien vers le bon de commande
3. Base de données Temps (Time Tracking)
Pour les missions en régie ou pour comprendre votre rentabilité :
- Date
- Mission (relation)
- Tâche réalisée
- Durée (heures)
- Catégorie : Réunion / Production / Révisions / Admin
Vue par mois : Nombre total d’heures facturées par mois pour votre pilotage d’activité.
4. Base de données Factures
- Numéro de facture
- Client (relation)
- Mission (relation)
- Date d’émission
- Date d’échéance (30 jours après émission en général)
- Montant HT
- TVA
- Montant TTC
- Statut : Brouillon / Envoyée / Payée / En retard
- Lien vers le PDF de facture
Vue Trésorerie : Somme des factures en attente de paiement. Formule : somme du montant des factures avec statut ‘Envoyée’ ou ‘En retard’.
Dashboard hebdomadaire du fréelance
Page d’accueil affichant :
- Missions actives en cours (filtre : statut = En cours)
- Factures en attente de paiement (filtre : statut = Envoyée)
- Factures en retard (filtre : date dépassée + statut = Envoyée)
- Prochaines deadlines missions (filtre : date dans 14 jours)
Portfolio et case studies
Base de données Portfolio :
- Nom du projet
- Client (anonymisé ou nommé selon accord)
- Type de mission
- Résultat obtenu
- Technologies / compétences utilisées
- Témoignage client
- Lien vers les livrables (si public)
Certains fréelances publient leur portfolio directement depuis Notion.
Lire aussi : Notion pour auto-entrepreneurs | Notion CRM clients
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