Les agences créatives (pub, design, web, com) utilisent Notion pour centraliser briefs, suivi de production, portails client et base de connaissances interne. Ce guide couvre le système Notion d’une agence de 5 à 30 personnes.
Les défis spécifiques des agences
Une agence jongle avec : plusieurs clients en parallèle, des projets multi-disciplinaires (strat, créa, production, médias), des feedback clients nombreux, des ressources créatives à organiser, et une facturation par livrables ou en régie.
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[IMAGE: notion-agence-creative-workflow-briefs-clients-production.jpg | Notion agence créative — workflow briefs clients et gestion production]
Architecture Notion d’une agence
Espace Clients (partagé avec les clients)
Chaque client a un espace partagé — une page Notion dont vous leur donnez accès. C’est le portail client.
Contenu du portail client :
- Tableau de bord du projet en cours (statuts, livrables)
- Briefs et références validées
- Livrables à validér (avec lien et date limite)
- Historique des validations et révisions
- Contact et planning
Le client peut voir et commenter — mais pas modifier les pages internes de l’agence.
Espace Interne (équipe agence uniquement)
Organisation interne :
- Base de données Clients
- Base de données Projets
- Base de données Tâches production
- Base de données Temps (si facturation en régie)
- Wiki interne (process, guides de style, ressources)
Base de données Projets
Chaque projet est une entrée :
- Client (relation)
- Type : Identité visuelle / Site web / Campagne / Packaging
- Chef de projet assigné
- Équipe (équipe créative impliquée)
- Budget (€)
- Heures estimées
- Statut : Brief → Création → Validation → Production → Livraison → Facturé
- Date de lancement créatif
- Date de livraison
- Brief client (lien)
- Livrables (relation)
Template de brief créatif
## Brief [Client] — [Projet]
Contexte
- Objectif business :
- Audience cible :
- Message clé :
Éléments obligatoires
- Ton et registre :
- Contraintes de marque (charte existante ?) :
- Éléments à absolument inclure :
Inspiration et anti-inspiration
- J'aime (références visuelles) :
- Je n'aime pas :
Livrables attendus
| Livrable | Format | Deadline |
|----------|--------|----------|
| | | |
Budget et révisions incluses
- Budget : X€ HT
- Révisions incluses : X tours
- Au-delà : TJM de X€/jour
Gestion des révisions et validations
Base de données Livrables :
- Titre du livrable
- Projet (relation)
- Version (V1, V2, V3)
- Lien (Figma, PDF, image)
- Statut : En attente de validation / Approuvé / Modifications demandées
- Commentaires client
- Validé par (personne)
- Date de validation
Le client accède à cette base dans son portail et peut laisser des commentaires.
Facturation liée aux projets
Base de données Factures liée aux Projets :
- Quand’un projet passe en statut ‘Livraison’, un rappel automatique (via Zapier) peut créer une tâche ‘Envoyer la facture’
Lire aussi : Notion pour designers | Notion portail client
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