Notion pour la gestion de patrimoine immobilier : suivi de biens, locataires et rentabilité

La gestion d’un patrimoine immobilier locatif est une activité qui génère beaucoup de documents, de transactions financières, et de suivi opérationnel. Sans système centralisé, c’est un chaos de dossiers papier, de tableurs Excel, et d’emails éparpillés. Après avoir testé pendant 6 mois un système de gestion locative complet sur Notion pour la gestion de mes premiers biens investissements, voici ce qui fonctionne.

Un système Notion pour l’immobilier locatif doit couvrir 4 dimensions : les biens, les locataires, les finances, et la maintenance.

Module 1 — Base de données Biens Immobiliers

La fiche de chaque bien que vous possédez ou gérez.

Propriétés :

• Adresse (Titre)
• Type (Select : Studio, T2, T3, T4+, Parking, Local commercial, Maison)
• Surface (m²) (Number)
• Ville (Select)
• Statut (Select : Loué, Vacant, Travaux, En vente)
• Régime fiscal (Select : Nu LMNP, Meublé LMNP, Pinel, Nu classique, SCI)
• Prix acquisition (Number)
• Valeur estimée actuelle (Number)
• Plus-value latente (Formula : valeur actuelle – prix acquisition)
• Loyer charges incluses (Number)
• Loyer HC (Number)
• Charges mensuelles (Number — charges de copropriété, etc.)
• Cash-flow mensuel (Rollup ou Formula)
• Date acquisition (Date)
• Locataire actuel (Relation vers Locataires)
• Gestionnaire (Select : Moi-même, Agence X)

Page de chaque bien :

## Description du bien
[Type, surface, état général, équipements]

## Informations acquisition
- Prix : X€
- Frais de notaire : X€
- Travaux réalisés : X€
- Coût total d'acquisition : X€
- Financement : [crédit, apport, conditions]

## Diagnostics
- DPE : [classe + date]
- Amiante : [date]
- Plomb : [date]
- Électricité : [date]
- Prochain diagnostic obligatoire : [date]

## Assurances
- PNO : [assureur, n° police, tel, montant annuel, date renouvellement]
- GLI (si applicable) : [idem]

## Contacts utiles
- Syndic (si copro) : [nom + tel + email]
- Plombier de confiance : [nom + tel]
- Électricien : [nom + tel]

## Documents
[Liens vers Drive : titre de propriété, acte notarié, plans, diagnostics]

Module 2 — Locataires

Une fiche par locataire actuel et historique.

Propriétés :

• Nom (Titre)
• Bien loué (Relation vers Biens)
• Statut (Select : Actif, Ancien)
• Date entrée (Date)
• Date sortie (Date — si applicable)
• Loyer mensuel HC (Number)
• Charges (Number)
• Dépôt de garantie (Number)
• Paiements en retard (Rollup — Count des paiements en retard)
• Email (Email)
• Téléphone (Phone)
• Contact urgence (Text)
• Score locataire (Select : Excellent, Bon, Attention, Problème)

Page de chaque locataire :

## Informations personnelles
[Contact, profession, garant si applicable]

## Contrat
- Date signature : [date]
- Type bail : [non-meublé/meublé, durée]
- Date renouvellement automatique : [date]
- Révision annuelle loyer : [IRL + date]

## État des lieux
- Entrée : [date + lien document]
- Sortie : [date + lien document]

## Historique des paiements
[Vue linked database filtrée sur ce locataire]

## Communications importantes
[Courriers envoyés, incidents, demandes]

Module 3 — Suivi des Paiements

Le registre financier mensuel de chaque bien.

Propriétés :

• Référence (Titre — ex. « Loyer Mars 2025 — Studio Bordeaux »)
• Bien (Relation)
• Locataire (Relation)
• Type (Select : Loyer, Charges, Dépôt garantie, Remboursement, Provision)
• Montant (Number)
• Date dû (Date)
• Date reçu (Date)
• Statut (Select : En attente, Reçu, Retard, Litigieux)
• Retard (jours) (Formula : si Date reçu vide → dateBetween(now(), Date dû, « days »))

Vue « En retard » : filtre Statut = En attente + Date dû < aujourd’hui. Tes relances urgentes.

Vue mensuelle par bien : groupe par Bien + filtre sur le mois, Sum des montants reçus. Ton CA immobilier mensuel.

Module 4 — Travaux et Maintenance

Propriétés :

• Description (Titre)
• Bien (Relation)
• Type (Select : Urgent, Entretien planifié, Amélioration, Réparation locataire)
• Statut (Select : À planifier, Devis demandé, Planifié, En cours, Terminé)
• Prestataire (Text)
• Date réalisation (Date)
• Coût (Number)
• Déductible fiscalement (Checkbox)
• Garantie (Text — durée et conditions)
• Documents (Files ou URL)

Vue par bien : groupe par Bien. Voir l’historique des travaux de chaque appartement.

Sum des coûts par bien : aide à calculer le vrai rendement net.

Module 5 — Calcul de Rentabilité

Page de calcul par bien :

## [Adresse] — Bilan [Année]

### Revenus
- Loyers encaissés : X€
- Autres (parking, etc.) : X€
- Total revenus : X€

### Charges
- Charges copropriété : X€
- Taxe foncière : X€
- Assurance PNO : X€
- Assurance GLI : X€
- Frais agence (si applicable) : X€
- Travaux d'entretien : X€
- Intérêts crédit : X€
- Total charges : X€

### Résultat
- Cash-flow annuel : X€ (revenus - charges)
- Cash-flow mensuel moyen : X€
- Rendement brut : loyer annuel / prix acquisition × 100
- Rendement net : cash-flow / apport initial × 100

Formules Notion pour les calculs :

• Rendement brut : prop("Loyer mensuel HC") * 12 / prop("Prix acquisition") * 100
• Plus-value latente : prop("Valeur estimée") - prop("Prix acquisition")

Documents essentiels à centraliser

Chaque bien doit avoir ses documents organisés. Notion ne stocke pas bien les gros fichiers (limites selon plan). Bonne pratique : stockage dans Google Drive, liens dans Notion.

Documents à lier :

• Acte notarié
• Diagnostics immobiliers (DPE, amiante, plomb)
• Bail signé
• États des lieux
• Quittances de loyer (ou lien vers logiciel de quittances)
• Contrats d’assurance
• Relevés de charges de copropriété

Intégrations recommandées

Pennylane / Quickbooks : Pour la comptabilité réelle, utilisez un logiciel comptable dédié. Notion sert de vue opérationnelle et de documentation, pas de comptabilité officielle.

Baux numériques : Des services comme Bail en ligne permettent de créer des baux PDF légaux que tu stockes dans Drive et lies dans Notion.

Quittances automatiques : Des services gratuits (ou Notion avec Zapier) peuvent générer et envoyer automatiquement les quittances de loyer chaque mois.

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A propos de l'auteur

Maxime Berger

Coach en productivite et specialiste Notion

Maxime Berger est coach en productivite et consultant Notion certifie depuis 7 ans. Ancien Product Manager chez Alan, il a forme plus de 500 professionnels aux methodes de travail efficaces. Il partage templates et strategies sur guide-productivite.com.

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