Les bases de données sont la fonctionnalité qui fait passer Notion d’un outil de notes à un véritable système de travail. Ce guide pratique couvre les 6 types de vues, les propriétés avancées, les relations entre bases et les formules les plus utiles.
Pourquoi les bases de données ont tout changé
Avant de maîtriser les bases de données Notion, j’utilisais l’outil comme un Evernote amélioré — des pages, des sous-pages, des notes. Utile, mais pas transformateur.
Le jour où j’ai créé ma première base de données avec des relations entre tables, tout a changé. J’ai réalisé que Notion permettait de construire des mini-applications sans coder. Un CRM, un tracker de projets, un système de facturation — tout ça dans le même espace.
[IMAGE: notion-database-explainer.jpg | Anatomie d’une base de données Notion — propriétés, vues et relations]
Créer votre première base de données
Trois façons de créer une base de données :
- Tapez
/tabledans une page → « Table – Full page » (base pleine page) ou « Table – Inline » (intégrée dans une page) - Cliquez sur « + Nouvelle page » → choisissez « Table »
- Dupliquez un template existant
Chaque base a automatiquement une propriété « Nom » (le titre de l’entrée). Ajoutez des propriétés supplémentaires en cliquant sur « + Ajouter une propriété » à droite du tableau.
Les propriétés essentielles
Sélection unique et multiple
Les propriétés de type « Sélection » créent des étiquettes colorées. Exemples :
- Statut : À faire / En cours / Terminé / En attente
- Priorité : Haute / Moyenne / Faible
- Catégorie : Marketing / Tech / Admin / Commercial
Date et rappel
Une propriété date peut décléncher des notifications. Cochez « Rappel » lors de la configuration pour recevoir une alerte avant l’échéance.
Relation — la propriété la plus puissante
Pour relier deux bases entre elles :
- Cliquez sur « + » pour ajouter une propriété
- Choisissez « Relation »
- Sélectionnez la base de destination
- Notion crée automatiquement une propriété miroir dans la base liée
Rollup — agréger depuis les relations
Une fois une relation créée, un Rollup permet d’agréger des données depuis la base liée :
- Somme du CA de tous les projets d’un client
- Nombre de tâches complétées d’un projet
- Date de livraison la plus récente
Formule
Syntaxe inspirée d’Excel. Formules utiles :
// Jours restants avant deadline
dateBetween(prop("Deadline"), now(), "days")
// Statut automatique selon la date
if(dateBetween(prop("Deadline"), now(), "days") < 0, "⚠️ En retard", "✅ OK")
// Pourcentage d'avancement
round(toNumber(prop("Tâches faites")) / toNumber(prop("Tâches total")) * 100) + "%"Les 6 vues en détail
Tableau : la vue par défaut, idéale pour là saisie et la vue d’ensemble.
Kanban (vue Board) : colonnes par valeur d’une propriété sélection. Glissez les cartes pour changer leur statut. Idéal pour les workflows (À faire / En cours / Terminé).
Calendrier : visualise les entrées qui ont une propriété date. Un coup d’œil sur vos deadlines du mois.
Galerie : cartes visuelles avec image de couverture. Idéal pour les références, les portfolios, les recettes.
Liste : vue compacte sans colonnes — parfaite pour de grandes quantités d’entrées sur mobile.
Timeline : diagramme de Gantt. Nécessite deux propriétés date (début et fin). Parfait pour visualiser les chevauchements de projets.
Filtrès et tris : créer des vues personnalisées
Chaque vue peut avoir ses propres filtrès, indépendamment des autrès vues.
Exemples de vues multiples sur la même base de données Projets :
- Vue « En cours » : filtrée sur Statut = « En cours », triée par deadline croissant
- Vue « Mon planning » : filtrée sur Assigné = moi, triée par priorité
- Vue « Direction » : groupée par client, sans les propriétés internes
Ces vues ne créent pas de données en double — c’est la même base, regardée différemment.
Inline vs Full page — quand utiliser quoi ?
Base inline : intégrée dans une page existante. Idéal pour une liste de ressources dans un document, un tableau de références dans un guide.
Base pleine page : une page dédiée à la base. Idéal pour les bases importantes (CRM, projets, tâches) qui nécessitent toute la largeur de l’écran.
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