Notion pour les agences : gestion de projets clients, équipes et reporting

Les agences gèrent simultanément de nombreux clients avec des projets distincts, des équipes partagées, et des délais qui se chevauchent. La complexité de cette coordination fait souvent défaut aux outils génériques. Notion pour les agences offre une architecture adaptable qui peut servir aussi bien une agence de 5 personnes qu’une structure de 50 collaborateurs.

Voici le système Notion que j’ai co-construit avec une agence créative parisienne gérant 25 clients actifs.

Architecture globale

Le système repose sur 6 bases de données interconnectées :

1. Clients — Fiches clients et contacts
2. Projets — Tous les projets actifs et passés
3. Tâches — Le détail des actions
4. Équipe — Profils et compétences des collaborateurs
5. Livrables — Les documents et productions
6. Facturation — Devis, factures, paiements

Base 1 — Clients

Propriétés :

• Nom (Titre)
• Secteur (Select)
• Contact principal (Text)
• Email (Email)
• Téléphone (Phone)
• Statut (Select : Prospect, Actif, Pause, Clôturé)
• Type client (Select : Retainer mensuel, Projet ponctuel, Partenariat)
• Montant retainer (Number — si applicable)
• Chef de projet assigné (Person)
• CA total (Rollup — Sum facturation)
• Projets actifs (Rollup — Count projets en cours)
• Date dernier contact (Date)
• NPS (Select)

Page de chaque client :

• Historique de la relation
• Contacts multiples (décideur, opérationnel, comptabilité)
• Accès et credentials (à sécuriser — voir note RGPD)
• Notes stratégiques
• Vue de tous ses projets

Base 2 — Projets

Propriétés :

• Nom (Titre)
• Client (Relation → Clients)
• Type (Select : Site web, Campagne, Brand identity, Contenu, Stratégie, SEO, Social media)
• Statut (Select : Brief, Proposition, En cours, Révision client, Livré, Clôturé)
• Chef de projet (Person)
• Équipe projet (Multi-select ou Person)
• Date début (Date)
• Date livraison (Date)
• Budget (Number)
• Dépenses (Rollup — Sum heures × TJM)
• Rentabilité (Formula : (Budget – Dépenses) / Budget * 100)
• Avancement (Rollup — Percent checked des tâches)
• Priorité (Select)

Vue Kanban par Statut : Vision globale de tous les projets actifs.
Vue par Client : Tous les projets d’un client donnés.
Vue « En retard » : filtre Date livraison < aujourd’hui + Statut ≠ Livré.

Page de chaque projet

## Brief client
[Objectifs, contexte, contraintes]

## Équipe et rôles
[Qui fait quoi]

## Planning
[Étapes clés et dates]

## Tâches
[Vue linked database filtrée sur ce projet]

## Livrables
[Vue linked database des documents de ce projet]

## Retours clients
[Notes chronologiques des feedbacks]

## Décisions clés
[Log des décisions importantes]

## Notes de réunions
[Comptes-rendus chronologiques]

Base 3 — Tâches

La granularité opérationnelle.

Propriétés :

• Tâche (Titre)
• Projet (Relation)
• Assigné à (Person)
• Statut (Select : À faire, En cours, En révision interne, Validé, Terminé)
• Priorité (Select)
• Date début (Date)
• Deadline (Date)
• Estimation (h) (Number)
• Réalisé (h) (Number)
• Type (Select : Stratégie, Création, Développement, Rédaction, Validation, Admin)

Vue personnelle de chaque collaborateur : « Mes tâches » — filtre Assigné à = moi + Statut ≠ Terminé, triée par Deadline. C’est la vue que chaque membre de l’équipe consulte le matin.

Vue charge de travail : groupe par Assigné à + filtre En cours. Voir qui est surchargé, qui peut prendre plus.

Base 4 — Équipe

Propriétés :

• Nom (Titre)
• Rôle (Select)
• Compétences (Multi-select)
• TJM/Taux horaire (Number — confidentiel, accès restreint)
• Disponibilité (Select : Disponible, Partiellement occupé, Complet)
• Tâches actives (Rollup)
• Heures ce mois (Rollup)

Base 5 — Livrables

Propriétés :

• Nom (Titre)
• Projet (Relation)
• Type (Select : Maquette, Texte, Code, Vidéo, Présentation, Rapport, Brief)
• Statut (Select : En cours, Review interne, Envoyé au client, Validé, Archivé)
• Version (Text — v1, v2, v3…)
• Lien fichier (URL — Google Drive, Figma, etc.)
• Date création (Date)
• Date envoi client (Date)
• Feedback client (Text)

Base 6 — Facturation

Propriétés :

• Référence (Titre)
• Client (Relation)
• Projet (Relation)
• Type (Select : Devis, Facture, Avoir)
• Montant HT (Number)
• Statut (Select : Brouillon, Envoyé, Partiellement payé, Payé, Retard, Litigieux)
• Date émission (Date)
• Date échéance (Date)
• Date paiement (Date)
• Numéro (Text)

Vue « Créances en retard » : filtre Statut ≠ Payé + Date échéance < aujourd’hui. Tes relances urgentes.

Espaces de travail partagés avec les clients

Une des forces de Notion pour les agences : créer des espaces client partagés.

Page « Client Portal » par client :

• Vue des livrables validés (pas les WIP internes)
• Planning du projet (vue simplifiée)
• Formulaire de feedback (via Tally intégré)
• Documents partagés
• FAQ et contacts de l’équipe

Le client accède à sa page, voit l’avancement, laisse ses retours — tout est centralisé. Fini les emails en cascade.

Reporting et analytics

Dashboard direction :

• CA en cours et prévisionnel
• Taux d’occupation de l’équipe
• Projets en retard
• Créances impayées
• Satisfaction clients (NPS)

Rapport hebdomadaire par projet :
Template de compte-rendu hebdomadaire :

• Avancement (% vs planning)
• Points réalisés cette semaine
• Points prévus semaine prochaine
• Risques identifiés
• Actions décidées

Intégrations recommandées

Slack → Notion : Les mises à jour importantes de statut dans Notion peuvent déclencher des notifications Slack (via Zapier). L’équipe est informée sans vérifier Notion en permanence.

Google Drive / Figma → Notion : Tous les fichiers restent dans Drive/Figma. Notion centralise les liens et le contexte. Ne stockez pas les fichiers lourds dans Notion.

Harvest / Toggl → Notion : Le suivi du temps dans des outils dédiés (Harvest, Toggl) peut être reporté manuellement ou via Zapier dans la base Tâches pour la rentabilité.

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A propos de l'auteur

Maxime Berger

Coach en productivite et specialiste Notion

Maxime Berger est coach en productivite et consultant Notion certifie depuis 7 ans. Ancien Product Manager chez Alan, il a forme plus de 500 professionnels aux methodes de travail efficaces. Il partage templates et strategies sur guide-productivite.com.

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