Gérer les congés dans Notion : simple mais puissant
Pour les PME et startups sans SIRH dédié, la gestion des congés se fait souvent dans des emails, des Slack, des tableaux Excel partagés — et c’est le chaos. Le RH ne sait plus qui est absent, les managers approuvent sans visibilité globale, et les compteurs sont toujours faux.
Avec Notion, vous pouvez construire un système de suivi des congés et absences fonctionnel en moins d’une heure. Voici exactement comment je le configure pour mes clients.
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Base de données 1 : Collaborateurs
Si vous n’avez pas encore d’annuaire dans Notion, créez une base simple :
- Nom et prénom
- Département
- Manager (relation vers un autre collaborateur de la base)
- Date d’entrée dans l’entreprise
- Solde CP acquis (jours ouvrés, mis à jour manuellement ou par formule)
- CP pris (rollup depuis la base Absences, filtrés sur type CP et statut Validé)
- CP restant (formule simple : Acquis – Pris)
- RTT acquis et RTT pris (mêmes principes)
Base de données 2 : Demandes d’absence
C’est ici que tout se passe. Chaque demande de congé ou d’absence est une entrée :
- Collaborateur (relation vers la base Collaborateurs)
- Type d’absence : Congés payés / RTT / Congé maladie / Congé exceptionnel / Télétravail / Formation / Autre
- Date de début et date de fin
- Nombre de jours (saisi manuellement pour plus de fiabilité)
- Statut : En attente / Validé / Refusé / Annulé
- Commentaire collaborateur
- Commentaire manager (motif de refus si applicable)
- Validé par (personne — le manager concerné)
Le workflow de demande et validation
Côté collaborateur
Le collaborateur accède à sa page personnelle dans Notion ou directement à la base Demandes. Il crée une nouvelle entrée en quelques clics :
- Il sélectionne son nom dans la propriété Collaborateur
- Choisit le type d’absence
- Sélectionne les dates de début et de fin
- Renseigne le nombre de jours et ajoute un commentaire si nécessaire
- Le statut est automatiquement positionné à En attente
Il voit immédiatement son solde restant grâce au rollup sur sa fiche collaborateur.
Côté manager
Le manager dispose d’une vue filtrée sur les demandes de son équipe avec statut En attente. Il validé ou refuse depuis Notion en changeant le statut et en ajoutant un commentaire. Un rappel Notion peut lui être envoyé pour les demandes non traitées depuis plus de 48 heures.
Côté RH
Le RH dispose d’une vue globale avec tous les filtrès : par département, par période, par statut. Il peut exporter les données au format CSV pour son logiciel de paie. La centralisation dans Notion évite les oublis et les versions contradictoires de fichiers.
Les vues indispensables
Vue Calendrier : vision globale des absences
Une vue calendrier sur la base Demandes (filtrée sur Statut = Validé) permet de voir d’un coup d’œil qui est absent chaque jour. Essentiel pour la planification. Chaque manager peut avoir son propre filtre sur son équipe.
Vue En attente de validation
Filtre Statut = En attente, triée par date de début croissante. Le manager traite par ordre chronologique. Plus de demandes qui tombent aux oubliettes.
Vue Absences du mois en cours
Filtre sur Date de début dans le mois en cours. Synthèse des absences actuelles et à venir dans le mois pour la planification des équipes.
Vue Soldes collaborateurs
Depuis la base Collaborateurs, une vue tableau avec CP restant et RTT restant pour tous. Le RH voit instantanément les soldes qui s’approchent de zéro ou qui sont inhabituellement élevés — risque de tout poser en fin d’année.
Gérer les types d’absence spéciaux
La gestion RH implique des absences complexes. Voici comment je les traite dans Notion :
- Arrêt maladie : type Congé maladie, statut directement Validé (pas besoin d’approbation), durée saisie au retour du collaborateur. Ne décompte pas les CP.
- Congé maternité ou paternité : type Congé légal, dates prévisionnelles puis réelles, suivi distinct des CP.
- Congés exceptionnels (mariage, décès) : type Congé exceptionnel avec la raison dans les commentaires. Ne décompte pas les CP — durée légale selon convention collective.
- Télétravail : si vous suivez le télétravail pour respectér les accords (ex : 2 jours max par semaine), c’est une absence de type Télétravail.
Le compteur automatique : ma méthode
Voici comment je calcule le solde de congés restant automatiquement dans Notion. Dans la base Collaborateurs, je crée un rollup qui compte les jours dans les absences liées où le type est Congés payés et le statut est Validé. Le solde restant est calculé par une formule simple : CP acquis – CP pris.
Pour le calcul des jours ouvrables entre deux dates, Notion ne le fait pas nativement de façon parfaite. Je recommande de saisir manuellement le nombre de jours dans la propriété dédiée — c’est plus fiable et évite les erreurs liées aux jours fériés variables.
Limites et quand passer à un SIRH dédié
Ce système fonctionne parfaitement pour les équipes de 5 à 50 personnes. Au-delà, ou si vous avez des besoins réglementaires complexes (multi-conventions collectives, temps partiel, modulation du temps de travail), investissez dans un SIRH dédié comme Lucca, Factorial ou Payfit.
Notion reste idéal pour les startups et PME qui veulent une solution simple, intégrée à leur workspace existant, sans budget supplémentaire. Pour l’onboarding des nouveaux collaborateurs, consultez aussi mon guide processus d’onboarding RH dans Notion et le guide recrutement et processus RH dans Notion.
Creer une politique de conges claire dans Notion
Au-dela du suivi opérationnel, Notion’est ideal pour documenter et partager votre politique de conges. Creez une page dediee dans votre wiki RH avec le nombre de jours de CP par an et leur mode d’acquisition, les RTT disponibles et conditions d’utilisation, les conges exceptionnels legaux avec leur duree selon la convention collective, les délais de prevenance selon le type d’absence et la duree, et les periodes de conges bloquees ou les contraintes de presence minimale. Cette documentation accèssible a tous reduit les questions repetitives au RH et donne aux collaborateurs l’autonomie de comprendre leurs droits.
Gerer les pics d’absences
Lors des periodes de forte demande (été, fétés de fin d’année, ponts), la vue calendrier des absences validées devient indispensable. Une vue groupee par Departement filtrée sur la periode concernée, avec la somme des jours d’absence par departement, permet aux managers de visualiser immediatement les semaines ou une équipe sera sous-staffee. Pour les fonctions critiques qui requierent une presence minimale, ajoutez une propriété Poste critique dans la base Collaborateurs. Un filtre sur cette propriété donne immediatement la liste des absences a surveiller prioritairement.
Export et interface avec la paie
Le suivi des conges dans Notion doit alimenter votre logiciel de paie. Dans chaque vue Notion de votre base Demandes d’absence, le menu en haut a droite propose un export CSV. Exportez les absences du mois en cours, filtrees sur Statut = Valide, et transmettez ce fichier à votre gestionnaire de paie. La plupart des logiciels de paie français (Silae, Sage, Cegid) acceptent des imports CSV. Pour automatiser cet export, un scenario Make peut extraire mensuellement les absences validées et envoyer le fichier CSV par email au responsable paie, soit une automatisation qui fait gagner plusieurs heures par mois.
Questions fréquentes
Faut-il etre expérimenté sur Notion pour utiliser ce systeme ?
Non. La structure décrite dans ce guide est accèssible à tout utilisateur ayant utilise Notion pendant quelques heures. Commencez par créer les bases de données avec les propriétés essentielles, et ajoutez de la complexite progressivement. Le plus important est de demarrer avec un systeme simple que vous utilisez réellement plutot qu un systeme parfait que vous n alimentez jamais.
Combien de temps faut-il pour configurer ce systeme ?
Comptez une a deux heures pour la configuration initiale des bases de données et des vues principales. Une demi-heure supplémentaire pour personnaliser selon votre contexte spécifique. Le retour sur investissement est généralement visible des la première semaine d utilisation régulière.
Comment migrer depuis un systeme existant ?
La migration progressive est la meilleure approche. Continuez a utiliser votre systeme actuel pendant une semaine tout en alimentant parallelement le nouveau systeme Notion. Passez complètement a Notion quand vous étés a l aise avec la nouvelle structure. Exportez vos données actuelles en CSV et importez-les dans vos nouvelles bases de données Notion via la fonctionnalite d import intégrée.
Notion’est-il suffisamment securise ?
Notion chiffre les données en transit et au repos. Pour les informations professionnelles courantes, le niveau de sécurité est acceptable. Pour des données particulierement sensibles, evaluez si le plan Enterprise avec des contrôles de sécurité avances est nécessaire. Je recommande d exporter trimestriellement votre workspace comme mesure de sauvegarde preventive.
Est-ce que Notion fonctionne sans connexion internet ?
Notion dispose d’un mode hors ligne partiel depuis 2024. Vous pouvez consulter et modifier les pages recemment visitees sans connexion. Les changements se synchronisent automatiquement au retour de la connexion. Pour une utilisation intensive hors ligne, prévoyez de visiter les pages importantes quand vous étés connecte pour qu’elles soient mises en cache.
Pour aller plus loin
La meilleure chose a faire maintenant est de commencer : creez les bases de données, saisissez vos premières entrees réelles, configurez une vue qui vous sera utile des aujourd hui. Un systeme imparfait mais utilise quotidiennement vaut infiniment mieux qu un systeme parfait qui reste vide. Revenez sur ce guide dans deux semaines après avoir teste le systeme et ajustez selon vos besoins réels. C’est en pratiquant que vous trouverez les adaptations pertinentes pour votre contexte spécifique.
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