Notion pour la gestion de clients fréelance : CRM simple et suivi de missions
Quand on démarre en fréelance, le besoin d’un CRM n’est pas immédiat. Mais après quelques mois avec plusieurs clients en parallèle, l’absence de système devient vite douloureux : on oublie des relances, on ne sait plus où en’est tel projet, on perd du temps à retrouver les informations d’un client. Un CRM Notion fréelance résout ces problèmes sans la complexité des outils dédiés.
Voici le système que j’ai construit et affiné pour gérer une activité fréelance multidisciplinaire — zéro fonctionnalité superflue, tout ce qui compte vraiment.
Les 4 bases de données du CRM Fréelance
Base 1 — Clients
Propriétés :
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Voir le classement 2026 →- `Nom/Entreprise` (Titre)
- `Contact principal` (Text — prénom, email, téléphone)
- `Secteur` (Select)
- `Type client` (Select : Direct, Agence, Partenaire, Prospect)
- `Statut` (Select : Prospect, Actif, Pause, Terminé, Perdu)
- `Acquisition` (Select : Bouche-à-oreille, LinkedIn, Site web, Fréelance.com, Autre)
- `Chiffre affaires total` (Formula — somme des montants des missions)
- `Dernière interaction` (Date)
- `NPS/Satisfaction` (Select : Promoteur, Neutre, Détracteur)
- `Notes` (Text)
Page de chaque client :
- Section “Infos pratiques” : coordonnées complètes, SIRET, conditions de paiement préférées
- Section “Historique” : timeline des échanges importants
- Section “Missions” : vue linked database filtrée sur ce client
- Section “Fichiers” : devis signés, contrats, briefs importants
Base 2 — Missions
Le cœur du CRM. Chaque mission = une prestation facturable.
Propriétés :
- `Titre mission` (Titre)
- `Client` (Relation vers Clients)
- `Type prestation` (Select : Audit, Rédaction, Développement, Design, Conseil, Formation, Autre)
- `Statut` (Select : Devis envoyé, Devis accepté, En cours, Livrée, Facturée, Payée, Annulée)
- `Date début` (Date)
- `Date livraison prévue` (Date)
- `Date livraison réelle` (Date)
- `Montant HT` (Number, format €)
- `Taux TVA` (Select : 20%, 10%, 0%)
- `Montant TTC` (Formula : `prop(“Montant HT”) * (1 + toNumber(replace(prop(“Taux TVA”), “%”, “”))/100)`)
- `Date facture` (Date)
- `Date paiement` (Date)
- `Numéro facture` (Text)
- `Retard paiement` (Formula : si Date paiement vide et Date facture > 30j → alert)
Base 3 — Devis
Propriétés :
- `Référence devis` (Titre — ex. DEV-2025-042)
- `Client` (Relation)
- `Mission liée` (Relation vers Missions)
- `Montant HT` (Number)
- `Statut` (Select : Brouillon, Envoyé, Accepté, Refusé, Expiré)
- `Date envoi` (Date)
- `Date validité` (Date)
- `Date décision` (Date)
- `Notes` (Text)
Page de chaque devis :
Le texte complet du devis (prestations détaillées, conditions, mentions légales). Notion permet de créer des devis propres directement dans l’outil, sans logiciel dédié.
Base 4 — Suivi du temps (optionnel)
Pour les missions au temps passé ou pour mesurer sa rentabilité.
Propriétés :
- `Description` (Titre)
- `Mission` (Relation)
- `Date` (Date)
- `Durée (h)` (Number)
- `Facturable` (Checkbox)
- `Notes` (Text)
Vues indispensables
Dashboard principal
Page d’accueil du CRM avec ces vues liées :
“Missions en cours” : filtre Statut = En cours, triée par Date livraison prévue. Ce que tu dois livrer et quand.
“Devis en attente de réponse” : filtre Statut = Envoyé. Tes relances à faire.
“À facturer” : filtre Statut = Livrée. Les missions que tu peux facturer maintenant.
“Paiements en attente” : filtre Statut = Facturée + Date facture > 30j. Tes relances de paiement.
“Prospects actifs” : filtre Client.Statut = Prospect. Tes leads à chouchouter.
Vue Kanban missions
Groupe par Statut : Devis accepté → En cours → Livrée → Facturée → Payée. Vision globale du pipeline de revenus.
Vue Agenda
Calendrier sur la propriété Date livraison prévue. Pour visualiser les échéances du mois.
Calculs de chiffre d’affaires
Crée une page “Tableau de bord financier” avec des vues calculées :
CA mensuel : Vue Missions filtrée sur le mois en cours, propriété calculée de somme des Montants HT. Une property Summary en bas de colonne avec Sum te donne le total.
CA par client : Vue groupe par Client + Sum sur Montant HT. Identifie tes clients les plus importants.
CA par type de prestation : Groupe par Type prestation + Sum. Identifie tes activités les plus rentables.
Taux de conversion devis : Calcul manuel : (Devis acceptés / Devis envoyés) × 100. À suivre chaque mois.
Workflow quotidien avec le CRM
Matin (10 min)
1. Ouvre le Dashboard
2. Vérifie les missions en cours et leurs deadlines
3. Identifie les actions urgentes du jour (relances, livraisons)
À chaque interaction client
- Note dans la page client la date et le résumé de l’échange
- Mets à jour le statut si nécessaire
- Si nouveau devis : crée l’entrée dans la base Devis
En fin de semaine (15 min)
- Vérifie les devis en attente depuis plus de 7 jours → relancer
- Vérifie les factures impayées depuis plus de 30 jours → relancer
- Mets à jour les statuts des missions en cours
En fin de mois (30 min)
- Calcule le CA du mois
- Archive les missions terminées et payées
- Revue du pipeline : quels prospects relancer ?
Automatisations utiles
Rappels de relance via Zapier :
Quand’une Mission passe en statut “Facturée”, créer une tâche Rappel dans 30 jours pour vérifier le paiement.
Template de devis automatique :
Crée un template Notion pour chaque type de devis (audit, rédaction, etc.). En un clic, une nouvelle page pré-remplie avec les sections habituelles.
Notification deadline approchante :
Via Zapier, quand Date livraison prévue = aujourd’hui + 3 jours et Statut = En cours, envoyer un email de rappel.
Pour aller plus loin
Ce CRM Notion couvre les besoins jusqu’à environ 10-15 clients actifs. Au-delà, des outils dédiés comme HubSpot Free ou Pipedrive peuvent être plus adaptés pour les fonctionnalités de suivi avancé.
L’avantage de Notion reste sa flexibilité totale et son intégration avec le reste de votre workflow. Si vous gérez déjà vos projets, vos contenus et vos notes sur Notion, centraliser votre CRM fait sens plutôt que d’ajouter un outil supplémentaire.
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