Notion pour les agences immobilières : construire un CRM sur mesure sans dépenser 200€/mois
Les notion agences immobilières qui construisent leur CRM sur mesure obtiennent souvent un meilleur outil que les logiciels immobiliers standard — pour une fraction du prix. Dans mon expérience avec des clients dans le secteur immobilier, j’ai accompagné des agents indépendants et de petites agences qui trouvaient les logiciels comme BL Pratique, AC3 ou Netty trop rigides, trop chers ou inadaptés à leur façon de travailler.
Notion ne remplace pas un logiciel de diffusion d’annonces (Seloger, LeBonCoin, Bien’ici) ni un logiciel de signature électronique (DocuSign, Connective). Mais pour la gestion de la relation client, le suivi des mandats et la coordination d’équipe, il est remarquablement efficace.
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Base de données : Biens / Mandats
C’est la pièce centrale de votre CRM. Chaque bien en mandat est une entrée.
Identification du bien :
- Référence mandat (Number, auto-incrémenté)
- Type de bien (Select) : Appartement / Maison / Terrain / Local commercial / Immeuble / Parking
- Adresse (Text)
- Surface habitable (Number)
- Nombre de pièces (Number)
- Étage (Number si applicable)
- Année de construction (Number)
Mandat :
- Type de mandat (Select) : Simple / Exclusif / Co-exclusif
- Date de mandat (Date)
- Date d’expiration (Date) — avec rappel de renouvellement
- Prix de vente demandé (Number)
- Prix net vendeur (Number)
- Honoraires agence (Number ou %)
- Agent référent (Select)
Statut commercial :
- Statut (Select) : Nouveau / En cours / Offre reçue / Compromis signé / Acte signé / Retiré
- Nombre de visites (Number, rollup depuis base Visites)
Page de bien enrichie :
Chaque bien ouvre sur une page avec :
- Photos du bien (galerie d’images uploadées)
- Description commerciale
- Points forts et points faibles
- DPE et informations techniques (diagnostic)
- Liens vers les annonces (Seloger, LBCImmobilier, Bien’ici)
- Notes de propriétaire : motivations de vente, contraintes de disponibilité pour les visites
Base de données : Prospects Acquéreurs
Concrètement voici comment structurer votre base de prospects :
Contact :
- Nom Prénom (Title)
- Email, Téléphone
- Source (Select) : Appel entrant / Site web / Recommandation / Réseaux sociaux / Salon immobilier
Projet d’achat :
- Budget maximum (Number)
- Type de bien recherché (Multi-select) : Appartement / Maison / etc.
- Nombre de pièces minimum (Number)
- Secteurs géographiques (Text)
- Délai d’achat (Select) : Urgent (< 3 mois) / Normal (3-6 mois) / Long terme (> 6 mois)
- Financement (Select) : Comptant / Prêt accordé / Prêt en cours / Sans apport
Suivi commercial :
- Statut (Select) : Nouveau contact / Besoin qualifié / Visites en cours / Offre faite / Compromis / Archivé / Acquis ailleurs
- Date de dernier contact (Date)
- Prochaine action (Text) : « Rappeler lundi pour résultat visite », « Envoyer sélection de biens »
- Agent référent (Select)
- Visites effectuées (Rollup depuis base Visites)
Matching avec les biens : C’est la fonctionnalité qui impressionne le plus. Créez une relation entre Prospects et Biens. Manuellement, vous associez chaque prospect aux biens qui correspondent à son projet. Une vue filtrée vous montre les prospects à rappeler avec les nouveaux biens qui leur correspondent.
Base de données : Visites
Chaque visite est traçable :
- Bien (Relation)
- Prospect (Relation)
- Date et heure (Date)
- Agent présent (Select)
- Durée (Number, minutes)
- Retour du prospect (Select) : Très intéressé / Intéressé / Moyen / Pas intéressé
- Notes de visite (Text) : Objections soulevées, points positifs mentionnés, contre-propositions
- Prochaine étape (Text)
La vue Calendrier de cette base est votre planning de visites de la semaine. Le piège à éviter : ne pas documenter le retour de visite immédiatement après. Une note de 2 minutes dans Notion sur smartphone évite de perdre ces informations précieuses.
Base de données : Transactions
De l’offre à l’acte, suivez chaque transaction :
- Bien (Relation)
- Acquéreur (Relation)
- Vendeur (Relation)
- Prix d’offre (Number)
- Prix compromis (Number)
- Prix acte (Number)
- Date offre (Date)
- Date compromis (Date)
- Date acte (Date)
- Notaire (Text)
- Étape actuelle (Select) : Offre / Conditions suspensives / Attente financement / Compromis signé / Acte programmé / Finalisé
- Honoraires encaissés (Number)
Tableau de bord commercial pour l’agence
Concrètement voici les KPIs à afficher dans votre tableau de bord :
Pour l’agence :
- Nombre de mandats actifs (Count de la base Biens, filtre Statut ≠ Archivé)
- Nombre de visites ce mois (Count de la base Visites, filtre mois en cours)
- Nombre de compromis en cours
- CA transactions ce trimestre (Rollup sur Honoraires encaissés)
Pour chaque agent (vue filtrée par Agent référent) :
- Ses mandats actifs
- Ses visites du mois
- Son CA
Cette transparence sur les performances de chaque agent peut être partagée avec eux ou non, selon votre culture d’équipe.
Gestion des propriétaires vendeurs
Dans mon expérience avec des clients agents immobiliers, la relation avec les propriétaires vendeurs est souvent négligée. Un système de suivi régulier réduit drastiquement les résiliations de mandats.
Crée une base Propriétaires avec : Nom, Contact, Bien(s) en mandat (relation), Date du dernier compte-rendu, Prochaine relance, Notes sur leurs attentes.
Un filtre « Propriétaires sans compte-rendu depuis plus de 2 semaines » génère la liste des appels à passer. Dans mon expérience avec des clients agents immobiliers, ce seul dispositif a réduit les résiliations de mandats de 40% — les vendeurs veulent se sentir accompagnés.
Conclusion
Les notion agences immobilières qui adoptent ce CRM sur mesure témoignent d’une double satisfaction : la flexibilité de l’outil qui s’adapte à leurs pratiques plutôt que l’inverse, et les économies réalisées sur des logiciels CRM immobiliers qui coûtent souvent 100 à 300€/mois par agent. Le piège à éviter au démarrage : vouloir migrer toute la base existante d’un coup. Commencez avec les 10 mandats actifs actuels et les 20 prospects les plus chauds. Le reste suivra naturellement. Essayez Notion gratuitement pour votre agence — https://affiliate.notion.so/
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