Pourquoi j’ai quitté Notion pour ClickUp
En septembre 2024, j’ai fait quelque chose que mes abonnés avaient du mal à croire : j’ai quitté Notion. Moi, Maxime Berger, consultant en productivité qui parle de Notion depuis cinq ans, j’ai migré vers ClickUp. Et six mois plus tard, j’ai fait le chemin inverse.
Cette histoire mérite d’être racontée honnêtement, parce qu’elle illustre quelque chose d’important sur le choix des outils de productivité : le meilleur outil est celui qui correspond à votre phase de croissance, pas celui qui a le plus de fonctionnalités.
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En septembre 2024, mon activité était à un tournant. J’avais multiplié mes clients, engagé deux collaborateurs fréelances ponctuels, et commencé à gérer des projets plus complexes avec davantage d’interdépendances entre les tâches. Et là, j’ai commencé à sentir les limites de Notion pour la gestion de projets complexes.
Le premier problème : les dépendances de tâches. Dans Notion, je peux créer une base de données de tâches avec des relations, mais les dépendances (la tâche B ne peut démarrer qu’après la tâche A) ne sont pas gérées nativement. Je hackais ca avec des propriétés “Bloqué par” remplies manuellement. C’était fastidieux.
Le deuxième problème : la gestion du temps de mes collaborateurs fréelances. J’avais besoin de voir qui travaillait sur quoi, combien d’heures étaient consommées, et si les charges étaient équilibrées. La vue de charge de travail n’existe pas dans Notion.
Le troisième problème : les notifications. Notion’est terriblement pauvre en notifications intelligentes. Je devais manuellement vérifier si des tâches étaient en retard ou si des collaborateurs avaient des questions.
Un ami m’avait vanté ClickUp depuis des mois. J’ai décidé de tenter.
Les six mois chez ClickUp : ce qui m’a bluffé
ClickUp m’a bluffé dès les premiers jours. Les fonctionnalités de gestion de projet sont impressionnantes. Les dépendances de tâches, les vues de charge de travail, les tableaux de bord personnalisables avec des graphiques de progression, les automatisations natives (quand’une tâche passe en “Terminé”, assigner automatiquement la tâche suivante au bon collaborateur)… ClickUp fait tout ca nativement et le fait bien.
La gestion de mes deux collaborateurs fréelances s’est considérablement simplifiée. Je pouvais voir en temps réel qui travaillait sur quoi, identifier les goulots d’étranglement, rééquilibrer les charges en quelques clics. C’était clairement supérieur à Notion pour ce cas d’usage.
Les rappels et notifications de ClickUp sont excellents. Je recevais une notification quand’une tâche était en retard, quand’un collaborateur commentait, quand’une deadline approchait. Mon cerveau s’est considérablement allégé — je ne passais plus 20 minutes le matin à vérifier ce qui était en retard.
ClickUp m’a aussi permis d’utiliser des templates de projet professionnels très élaborés. Pour démarrer une nouvelle mission client, je clonais un template qui créait automatiquement 40 tâches organisées en phases avec les bonnes dépendances. En dix minutes, toute la structure d’un projet était là.
Les six mois chez ClickUp : ce qui m’a fait déchanté
Mais voilà ce que les évangélistes de ClickUp ne vous disent pas : l’outil est excessivement complexe. J’ai mis deux semaines à le maîtriser correctement. Et encore, je suis quelqu’un qui vit dans les outils de productivité.
Le problème le plus profond : ClickUp est un outil de gestion de projet, pas un workspace. Je ne pouvais pas y mettre mes notes de réunion, mes articlés de blog, ma base de données clients complète, mes finances. J’avais donc en parallèle de ClickUp un Google Docs pour les documents, un autre outil pour mes notes, et ca revenait exactement au problème de fragmentation que j’avais fui.
Mes clients avaient du mal avec ClickUp. Quand j’invitais un client pour suivre l’avancement de sa mission, l’interface le décourageait. Trop de boutons, trop d’options, trop d’onglets. Avec Notion, j’avais l’habitude de créer une page propre, épurée, facile à lire pour un non-initié. ClickUp ne permet pas facilement ce niveau de simplicité visuelle.
Et finalement, j’ai réalisé que mes besoins réels en dépendances de tâches et gestion de charge étaient surestimés. Sur les six mois chez ClickUp, j’ai utilisé les dépendances pour peut-être 10% de mes tâches. Et la gestion de charge, elle était suffisante avec une simple conversation avec mes collaborateurs.
La migration retour vers Notion : les leçons
En mars 2025, je suis revenu à Notion. Pas parce que ClickUp était mauvais — il est excellent pour ce qu’il fait. Mais parce que mon cas d’usage principal n’était pas la gestion de projet technique complexe avec une équipe étendue.
La migration retour a pris une journée. J’ai exporté mes données de ClickUp, réorganisé mes bases de données Notion, et reconstruit mon système en intégrant les leçons de ClickUp. En particulier, j’ai amélioré ma base de données Tâches dans Notion en ajoutant une propriété “Dépendances” (texte libre) et en utilisant les propriétés “Relation” pour lier les tâches entre elles quand c’était critique.
Ce retour m’a aussi donné une clarté précieuse sur ce que je voulais vraiment dans un outil de productivité. Un workspace unifié où tout vit au même endroit. Une interface que je peux adapter à mon niveau de complexité du moment. La possibilité de partager des vues simples avec des clients non-initiés. Notion remplit ces trois critères mieux que ClickUp pour mon profil. Retrouvez Notion ici pour comprendre pourquoi c’est un choix si populaire chez les fréelances.
Notion vs ClickUp : la comparaison honnête pour décider
Après avoir vécu les deux outils intensivement, voici ma grille de décision. Choisissez ClickUp si vous gérez une équipe de plus de cinq personnes sur des projets avec des interdépendances complexes, si vous avez besoin de vues de charge de travail et de tableaux de bord de progression, si vos collaborateurs sont à l’aise avec les outils complexes, et si vous n’avez pas besoin de centraliser vos notes et documents dans le même outil.
Choisissez Notion si vous êtes fréelance solo ou petite équipe, si vous avez besoin d’un workspace qui centralise notes, projets, bases de données et documents, si vos clients doivent avoir accès à des vues simples de votre travail, et si vous valorisez la flexibilité et la personnalisation visuelle.
La vraie question n’est pas “lequel est meilleur”, c’est “lequel correspond à ma phase de croissance actuelle ?” Pour 80% des fréelances et petites équipes, la réponse est Notion. Pour les équipes en croissance rapide avec des besoins de gestion de projet intensifs, ClickUp mérite un sérieux examen. Testez ClickUp ici si vous pensez être dans ce cas de figure.
Ce que cette expérience m’a appris sur les outils en général
La leçon la plus importante de cette aventure de douze mois (six chez ClickUp, retour à Notion) : le coût de migration’est sous-estimé. Pas le coût en argent, mais le coût en énergie mentale, en temps de formation, en perturbation du workflow.
Changer d’outil principal, c’est comme déménager. Pendant deux à trois semaines, vous êtes moins productif qu’avant, parce que vous cherchez vos affaires, vous reconstruisez vos habitudes, vous réapprenez les raccourcis clavier. Ce coût est réel et il faut le prendre en compte dans la décision.
Mon conseil : avant de migrer vers un nouvel outil, testez-le pendant un mois en parallèle de votre outil actuel, sur un projet pilote. Si au bout d’un mois vous n’avez pas envie de migrer tout le reste, le nouvel outil n’est probablement pas fait pour vous. C’est ce test que je n’avais pas fait assez rigoureusement avant de migrer vers ClickUp.
Conclusion : j’aurais dû améliorer Notion plutôt que le quitter
Avec le reçul, la frustration que j’éprouvais en septembre 2024 avec Notion venait moins des limitations de l’outil que des limitations de mon système. Mes bases de données étaient mal structurées, mes templates insuffisants, mes processus de collaboration mal définis.
Si j’avais passé les deux semaines que j’ai mises à apprendre ClickUp à améliorer mon système Notion, j’aurais probablement résolu 70% de mes problèmes sans migrer. ClickUp m’a appris ce que je voulais. Notion m’a donné les moyens de le faire à mà manière.
Si vous êtes frustré par Notion en ce moment, avant de migrer, posez-vous la question honnêtement : est-ce l’outil qui est limité, ou mon utilisation de l’outil ? Dans là majorité des cas que je vois en coaching, c’est la seconde réponse. Explorez Notion ici et donnez-lui une vraie chance avant de chercher ailleurs.
